FLGBTQC Coordinator

POSITION:  Friends for Lesbian Gay Bisexual Transgender and Queer Concerns (FLGBTQC) 
Coordinator

Position description approved by NPYM Steering Committee, January 2009
Revisions approved by Coordinating Committee, April 2013

NOMINATION AND APPROVAL:  NPYM Nominating Committee is responsible for fil ing this 
position. Usually nominations are approved at Annual Session; however, nominations may also 
be approved by Coordinating Committee or Executive Committee.
TERM LENGTH:  Two years, with optional reappointment
TERM BEGINS:  October 1 

MEMBERS:  Two, preferably with overlapping terms 

REPORTS TO:  Associate Clerk of Coordinating Committee and Peace and Social Concerns 
Committee

WORKS PRIMARILY WITH:  Lesbian, gay, bisexual, transgender, queer, and other interested 
Friends within NPYM; Friends for Lesbian Gay Bisexual Transgender and Queer Concerns 
transnational organization; Peace and Social Concerns Committee, Associate Clerk of 
Coordinating Committee.

DEFINITION:  Serves as contact between sexual minority and interested Friends in NPYM and 
FLGBTQC.

TASKS:

 Meet with the other coordinator to divide up the work and make sure that the newer 

coordinator has a sense of what they should be doing. See also the Convener’s job 
description below.

 Reach out to Meetings and Worship Groups for the purposes of sharing information, 

identifying local liaisons, arranging in-person visits, and supporting other events related 
to the work of the organization.

 Attend NPYM Annual Session, and Quarterly Meetings when possible, and promote the 

organization by setting up a display and conducting an interest group.

 Be the contact in NPYM for lesbian, gay, bisexual, transgender, and queer concerns.

 Report NPYM activities and concerns relating to sexual minority issues and concerns to 

FLGBTQC.

 Work with the NPYM Peace and Social Concerns committee, keeping them updated 

about FLGBTQC activities, needs, and opportunities.

 If possible, attend FLGBTQC’s summer meeting at Friends General Conference Annual 

Gathering of Friends, and FLGBTQC’s Midwinter Gathering in February of each year.

 If possible, attend regional meetings of lesbian, gay, bisexual, transgender, and queer 

Friends.

EVALUATION:  The coordinators work together to prepare an annual report on the organization 
to NPYM and send a copy to the Associate Clerk of Coordinating Committee and the Clerk of 
Peace and Social Concerns Committee by June 1. This report should focus on the activities of 
the representatives and matters related to the interests of Friends within NPYM, and may 
include information useful to next year's FLGBTQC coordinator (what worked, what didn't) and 

Position description: FLGBTQC coordinator – page 1

---

any changes the coordinators think should be made in the job or the job description. 

If you received a file with material from previous FLGBTQC coordinator, sort through it, update 
the information, and add your report/evaluation (and any materials you think are needed). At the 
end of your term, pass this information on to the new coordinator.

EXPENSES & TRAVEL:  This position is not eligible for NPYM travel assistance to FLGBTQC 
meetings. For travel to Coordinating Committee meetings, travel expense is reimbursed 
according to the NPYM travel reimbursement policy. For attendance and travel to Annual 
Session, Friends may request assistance per the NPYM financial aid policy.

CONVENER:  One of the coordinators (typically the longest serving) is appointed through the 
regular NPYM nominating process as a Convener to help the coordinators coordinate their 
activities.

The Convener has the fol owing responsibilities (which may be delegated to the other 
coordinator):

 Coordinate production of an annual report on the organization by June 1.

 Coordinate an extended oral report or other program presentation from the organization 

(on a rotating basis with other affiliated organizations) OR make a brief (five minutes or 
less) pitch during a plenary at Annual Session on the activities of the organization.

 Coordinate a display table for the organization at Annual Session.

 Coordinate an interest group related to the area of focus or activities of the organization 

at Annual Session.

 Work with the Nominating Committee to identify potential candidates to serve as future 

coordinators for the organization.

Position description: FLGBTQC coordinator – page 2

---